Algemene indeling van e-mails

De basisindeling is voor alle soorten e-mails hetzelfde: je mail bevat in elk geval een inleiding, kern en slot. Hoe lang elk onderdeel is, wisselt sterk. Een inleiding kan één zin zijn, maar ook een paar zinnen. Datzelfde geldt voor de slotalinea.

Inleiding

In de inleiding wil je in elk geval aan je lezer duidelijk maken waarom je de mail stuurt. Dat heet de aanleiding. Het kan zijn dat je reageert op een mail, maar je kunt natuurlijk ook zelf het initiatief nemen. Ook dan is er altijd een reden dat je schrijft. Daarna ga je kort in op het onderwerp van je mail. Tot slot verwijs je vooruit naar de opbouw van de rest van de mail: wat kan je lezer verwachten? Met deze leeswijzer maak je het voor je lezer makkelijk om de rest van je mail te begrijpen.

Twee voorbeelden:

Hartelijk dank voor uw vraag over onze trainingen. Wij hebben veel verschillende trainingen die voor u interessant kunnen zijn. In deze mail vertel ik u graag meer over de opties en de bijbehorende prijzen.

Op 5 oktober jl. heb ik via uw website een koffiemachine besteld voor ons kantoor. Deze is geleverd op 20 oktober. Helaas werkt hij niet naar behoren, ook niet na reparaties. Ik wil dan ook graag dat u het hele apparaat vervangt. Hieronder zal ik toelichten wat de problemen zijn en wat er tot nu toe is gebeurd.

In module 5 leer je meer over goede openingszinnen voor e-mails.

Kern

In je inleiding stip je het onderwerp van je mail alleen kort aan; in de kern geef je details, argumentatie, uitgebreide uitleg, enz. Als je veel tekst hebt, kun je de kern het best opdelen in verschillende alinea’s (daarover leer je meer in module 2) en gebruik eventueel tussenkopjes om de structuur duidelijk te maken (ook daarover leer je meer in module 2).

In de volgende lessen van deze module leer je meer over de opbouw van de kern in verschillende soorten e-mails.

Slot

Je sluit je mail natuurlijk altijd beleefd af. Ook hier is weer veel afhankelijk van het soort mail dat je schrijft. Het kan dat je de verwachtingen over en weer duidelijk maakt, dat je details geeft over de conclusie die je hebt getrokken of dat je vast vooruitwijst naar een vervolgactie. Dit is ook de plek om de mogelijkheid tot verder contact te bieden, en om een nette afrondende zin op te nemen. Meer over die zinnen leer je in module 5. Over het algemeen is het verstandig om in het slot geen nieuwe informatie of argumenten meer op te nemen; alle nieuwe informatie moet in de kern van je e-mail staan.