Informatie opvragen

In de vorige les ging het over het geven van informatie, hier gaat het over het opvragen ervan. Het doel van zo’n mail is eerder overtuigen (om je antwoord te geven) dan informeren. Het kan bijvoorbeeld gaan om gegevens die je nodig hebt om een dossier aan te maken of aan te vullen, om informatie die je wilt hebben om een product of dienst aan te schaffen of om informatie die je nodig hebt om een bijeenkomst te organiseren.

Relatie met de lezer

Ook hier is de relatie met je lezer weer van belang. Lastig is vaak dat je in een positie zit waarin je afhankelijk bent van de medewerking van de ander. Toch is het vaak zo dat ook je lezer er iets aan heeft om jou goed te helpen. Denk daarover na en houd er rekening mee bij het opstellenv an je mail.

Inleiding

In de inleiding vertel je wat het onderwerp van je vragen is en dat je iets wilt vragen. Je stelt nog geen vragen en geeft hoogstens kort aan wat de achtergrond van je vragen is.

Voor ons kantoor ben ik op zoek naar een nieuwe koffiemachine. Op uw website zag ik enkele modellen staan die me interessant lijken, maar ik heb daar nog wel een paar vragen over.

Kern

In de kern van je mail geef je vaak eerst wat achtergrondinformatie. Dat is zeker belangrijk als jij als eerste contact zoekt. Bedenk daarbij steeds welke informatie je lezer nodig heeft om straks je vragen goed te kunnen beantwoorden. Afhankelijk van de situatie kan het goed zijn om ook duidelijk te maken wat je met de antwoorden op de vragen zult doen. Gebruik je die in een rapport, of om een bepaalde beslissing te nemen? Dat benoemen kan de bereidheid vergroten om je vragen te beantwoorden.

De vragen zelf kun je vaak goed als opsomming vormgeven. Nummer de vragen (dat is makkelijker bij het antwoorden) en formuleer ze zo duidelijk mogelijk. Bedenk ook ongeveer wat voor antwoord je wilt hebben. Is een eenvoudig ja of nee genoeg? Dan kun je een gesloten vragen stellen zoals Is het mogelijk om mijn reservering te verplaatsen? Wil je een uitgebreider antwoord? Begin dan met een vraagwoord (wie, wat, welk(e), wanneer, waar, waarom, hoe, hoeveel, enz.). Formuleer je vragen zo dat elke vraag ook echt maar één vraag bevat.

Slot

Het is vaak handig om in de slotalinea te vertellen wanneer je antwoord wilt hebben. Hoe je dat doet, hangt natuurlijk af van de situatie en de relatie die je met je lezer hebt. Als je lezer duidelijk baat heeft bij medewerking, kun je dat vaak benoemen. Ook is het goed om je lezer alvast te bedanken voor de medewerking.

Uw informatie is belangrijk om alle kanten van deze zaak goed te onderzoeken. Ik wil u daarom vragen om mij binnen twee weken te antwoorden. Alvast heel veel dank voor uw tijd en moeite.

Zoals gezegd hebben wij bovenstaande informatie nodig om uw aanvraag goed te kunnen beoordelen. Hoe eerder uw dossier compleet is, hoe eerder wij een beslissing kunnen nemen. Kunt u er daarom voor zorgen dat de stukken uiterlijk 23 november a.s. in ons bezit zijn? Veel dank daarvoor.